מייקרוסופט אקסצ'יינג' 2010 (Microsoft Exchange 2010) מספק מספר כלים המאפשרים שיתוף בקביעת הפעילויות היומיומיות שלנו עם עמיתים בתוך הארגון ומחוצה לו.
רוב הכלים האלה מיושמים על ידי מיקרוסופט אאוטלוק (Microsoft Outlook) שהוא אחד היישומים בחבילת אופיס 2010 (Office 2010) הכולל יומן פגישות ורכיב תזמון המשולב באופן מלא עם הדואר האלקטרוני, אנשי הקשר, ותכונות נוספות.
באמצעות יומן הפגישות ניתן לבצע את הפעולות הבאות
-
קביעת פגישות ואירועים
בדומה לכתיבה במחברת, ניתן לבחור כל משבצת זמן ביומן הפגישות של אאוטלוק להקלדת הפגישה. ניתן לבחור לקבל תזכורת באמצעות צליל או הודעה עבור כל פריט שמתאר קביעת פגישות, ישיבות ואירועים ולצבוע פריטים לשם זיהוי מהיר. -
ארגון פגישות
סמן/י זמן ביומן הפגישות, צור/י בקשה לפגישה, ובחר/י את האנשים שברצונך להזמין.
אאוטלוק עוזר לך למצוא את הזמן המוקדם ביותר בו כל המוזמנים זמינים.
כאשר את/ה שולח את הבקשה לפגישה באמצעות הדואר אלקטרוני שלך, המוזמנים יקבלו את הבקשה בתיבת דואר הנכנס שלהם. כאשר המוזמנים יפתחו את הבקשה, הם יכולים לאשר את הפגישה (על ידי בחירה באפשרות "קבל"), לאשר זמנית את הפגישה (על ידי בחירה באפשרות "לא סופי") או לדחות את הפגישה (על ידי בחירה באפשרות "דחה") שלך על ידי לחיצת כפתור אחת.
אם בקשתך חופפת פגישה אחרת ביומן הפגישות של המוזמנים, אאוטלוק מציג הודעה. כמארגן/ת הפגישה ביכולתך לאפשר למוזמנים להציע זמן חלופי לפגישה.
כמארגן/ת הפגישה ביכולתך לעקוב מי מהמוזמנים אישר או דחה את הבקשה לפגישה או מי מציע מועד אחר לפגישה על ידי פתיחת הבקשה. -
צפייה בלוחות זמנים של קבוצה
ניתן ליצור יומן פגישות המשקף את לוחות הזמנים של קבוצת אנשים או משאבים.
לדוגמה ניתן להציג את לוחות הזמנים של כל האנשים במחלקה או את כל המשאבים, כגון: חדרי ישיבות בבניין. זה מאפשר לתזמן פגישות במהירות. -
הצגה והשוואה בין יומני פגישות
ניתן להציג מספר יומני פגישות זה לצד זה לצורך השוואה וגם יומני פגישות משותפים של משתמשי אאוטלוק אחרים. לדוגמה ניתן להשוות את יומן הפגישות של הפעילויות האישיות שלך עם יומן פגישות העבודה שלך.
ניתן להעתיק או להעביר פגישות בין היומנים המוצגים. בעזרת חלונית הניווט ניתן לשתף במהירות את יומן הפגישות האישי שלך ויומני פגישות משותפים אחרים.
בהתאם להרשאות הניתנות על ידי הבעלים של יומן הפגישות, ניתן ליצור או לשנות פגישה ביומני הפגישות המשותפים. מידע נוסף מוצג בהצגת מספר יומני פגישות בחפיפה. -
הצגת מספר יומני פגישה (מבט בחפיפה)
בכדי להציג יומני פגישות מרובים ניתן להשתמש בתצוגת שכבה ולהציג יומני פגישות שיצרת וכן יומני פגישות משותפים למשתמשי אאוטלוק אחרים.
לדוגמה ניתן ליצור יומן פגישות נפרד עבור הפעילויות האישיות שלך ולהשוות עם יומן הפגישות של העבודה כדי לראות במהירות היכן יש לך התנגשויות או לחליפין זמן פנוי. -
שליחת יומן פגישות באמצעות המייל
ניתן לשלוח את יומן הפגישות שלך במייל לנמען אחר כיומן פגישות בתוך המייל עצמו תוך שמירה ושליטה על כמות המידע משותף. פרטי יומן הפגישות שלך מופיעים בגוף הודעת הדואר האלקטרוני כקובץ מצורף כך שהנמען יכול לפתוח אותו באאוטלוק. -
הרשמה ליומן פגישות באינטרנט
הרשמה ליומן הפגישות באינטרנט מאפשרת הורדה יזומה של יומן הפגישות לתוך אאוטלוק בצורה מסונכרנת ומעודכנת באופן קבוע עם יומן הפגישות באינטרנט. -
ניהול יומן פגישות של משתמש אחר
בעזרת התכונה גישה לנציגים (Delegate Access) ניתן לנהל בעזרת אאוטלוק את יומן הפגישות של משתמש אחר בקלות. לדוגמה עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת יכול/ה לנהל את יומן הפגישות של המנהל. כאשר המנהל מסמיך את העוזר/ת כנציג/ה מורשה/ת, העוזר/ת יכול/ה ליצור, להעביר או למחוק פגישות ויכול לארגן פגישות בשמו של המנהל.
אאוטלוק ויכולות רשת חברתיות Outlook Social Connector
כאשר נבחר פריט באאוטלוק מוצג מידע של אנשי קשר הקשורים לפריט שנבחר (כולל תמונה) על האדם והפעילויות האחרונות שביצע אותו אדם. זה כולל את העדכונים האחרונים על איש הקשר, הודעות התגובה שהעלה ברשת או הודעות מרשתות חברתיות, בנוסף לפריטי אאוטלוק הרגילים, כגון הודעות דואר אלקטרוני, פריטי יומן פגישות וקבצים מצורפים.