יחידת הקטלוג
קטלוג מדויק ומעודכן הוא מאבני היסוד בכל ארגון,
קטלוג הפריטים הוא התשתית לכל בסיס מידע, שממנו מבצעים את אחזור המידע.
מטרה
מאגר ממוחשב מרכזי וריכוז כל הפעילויות הנדרשות לניהול הקטלוג.
חשיבותו של קטלוג מרכזי
- סטנדרטיזציה של זרימת הנתונים עם הספק.
- אין צורך בהקלדה מחדש של נתונים.
- זיהוי אחיד לפריט, ודיוק בנתוני פריטים.
- איחזור מידע איכותי.
יחידת המצאי
תחומי אחריות:ניהול, פיקוח ובקרת המצאי (אינוונטר) במכון, בהתאם לנוהל ניהול מצאי.
הגדרות
מצאי – ציוד בר קיימא המוגדר כפריט מכון ואשר מסווג כמצאי שעלותו 3,000$ ומעלה.
מצאי רגיש – פריטי מצאי שערכם הכספי נמוך מ- 3,000$ ואשר הוחלט לנהל אותם כפריטי מצאי.
תחום רישום מצאי עוסק ב – 4 פעילויות עיקריות:
קליטה – כל פריט מצאי חדש שמבוצעת עבורו דיווח קבלת טובין מופיע במערכת ומזוהה במערך המצאי של המכון.
הגריעה – שלב גריעת פריטים מהמצאי מתבצע באמצעות טופס 02/2 - גריעת מצאי.
השאלה – תהליך עבור ציוד המכון המוגדר כמצאי ומושאל לעובד לשימוש ביתי או לגורם מחוץ למכון מתבצע באמצעות טפסים 02/3 02/1.
ספירות מצאי
- ספירת מצאי יזומה – ספירת מצאי בהתאם להחלטת הנהלת המכון למעט מחשבים ניידים, פריטים מושאלים, יצירות אומנות – ציורים.
- ספירת מצאי שנתית – ספירת מצאי שמתבצעת בתחילת כל שנה, למחשבים ניידים, פריטים מושאלים, יצירות אומנות – ציורים.
דגשים
- עבור רישום מחשבים ניידים נדרש שם העובד לאחריות אישית.
- כל תיעוד הקשור לפריט סריאלי נסרק ומשויך לכרטיס המצאי הרלוונטי ב-"תפנית".